Manual do usuário

1 Comece por aqui

O iDocuments360 guarda os documentos da sua empresa de um jeito que responde, a qualquer momento, três perguntas que uma auditoria sempre faz: qual é a versão válida, quem aprovou e quem foi avisado.

Se hoje isso vive numa pasta de rede com “procedimento_final_v3_ok.docx”, você já sabe o problema: ninguém tem certeza de qual arquivo vale. O sistema existe para acabar com essa dúvida — e para provar, com data e nome, tudo o que aconteceu com cada documento.

Três palavras que você precisa saber antes de tudo

Elas se parecem no dia a dia e são coisas diferentes dentro do sistema. Entender a diferença agora poupa metade das dúvidas deste manual.

O que cada pessoa faz no sistema

Você não precisa entender tudo — precisa entender a sua parte. O sistema entrega a cada pessoa só o que é dela, e o menu muda conforme o seu papel.

• Quem escreve cria o documento, anexa o arquivo e manda para revisão.
• Quem revisa analisa o conteúdo técnico e dá parecer.
• Quem aprova decide se publica. Publicou, passa a valer.
• Quem só consulta encontra a versão válida e confirma que leu.
• Quem administra configura pastas, fluxos, papéis e usuários.

Se você é quem só consulta, os capítulos 2, 3, 5 e 8 já bastam.

2 Primeiro acesso

Alguém da sua empresa criou a sua conta e você recebeu um e-mail com uma senha provisória. Este capítulo é o caminho até a primeira tela útil.

Entrar

1. Abra o endereço do sistema no navegador.
2. Digite o seu e-mail — o mesmo em que você recebeu o convite.
3. Digite a senha. Se não tiver certeza do que digitou, clique no olho ao lado do campo para ver.
4. Clique em Entrar.

A senha provisória só vale uma vez

Se a sua senha foi definida por outra pessoa — o administrador, ao criar a sua conta —, o sistema leva você direto para a tela de troca e não deixa usar mais nada antes disso. Não é burocracia: enquanto essa senha valer, existe outra pessoa que sabe entrar como você, e tudo o que você fizer ficará registrado no seu nome.

1. Digite a senha provisória no campo Senha atual.
2. Escolha uma senha nova, com pelo menos 8 caracteres, misturando letras e números.
3. Repita a senha nova e salve.

Conferir os seus dados

Clique nas suas iniciais, no canto superior direito, e escolha Meu perfil. Aqui você:

• corrige o seu nome — é ele que aparece nas aprovações e na trilha de auditoria;
• troca a senha quando quiser;
• liga a verificação em duas etapas, que pede um código do celular além da senha;
• define um substituto para as suas aprovações, quando for entrar de férias.

3 Como a tela funciona

Todas as telas do sistema seguem o mesmo desenho. Aprendendo uma vez, você se vira em todas.

As quatro partes da tela

1. Menu lateral (esquerda) — todos os módulos, agrupados por assunto. O botão ☰ encolhe o menu quando você precisa de espaço.
2. Busca (topo) — procura ao mesmo tempo em documentos, registros, códigos e empreiteiros. É o caminho mais rápido para qualquer coisa.
3. Sino e tema (topo, direita) — o sino traz o que espera por você; a lua troca entre tela clara e escura.
4. Conteúdo (centro) — a tela em si, sempre com o título, um resumo em uma linha e os botões de ação no canto superior direito.

Os grupos do menu

Listas, filtros e o menu de três pontinhos

Toda lista do sistema funciona igual: abas no alto para os recortes mais usados, um campo de busca, e na última coluna de cada linha um botão ⋮. É nele que estão todas as ações daquela linha — editar, excluir, desativar, e o que mais couber.

A busca do topo

Você pode buscar pelo código (PS-02), por uma palavra do título, ou por algo que esteja dentro do documento. Não precisa acertar a grafia exata.

4 Pastas: onde tudo mora

A pasta faz duas coisas ao mesmo tempo: organiza e controla quem enxerga. É a decisão mais importante ao criar um documento.

Quem vê o que está dentro

Por padrão, uma pasta herda as permissões da pasta acima dela. É o que faz a árvore ser previsível: você configura no alto e vale para tudo abaixo. Quando uma pasta precisa ser mais fechada — “só a diretoria vê” —, desligue a herança nela e defina o acesso ali mesmo.

Criar uma pasta

1. Vá em Árvore de pastas.
2. Clique em Nova pasta.
3. Dê um nome que descreva o assunto, não o ano — “Procedimentos da Qualidade” envelhece melhor que “Documentos 2026”.
4. Escolha a pasta pai, se ela ficar dentro de outra.
5. Se esta pasta exigir uma aprovação diferente das outras, escolha um fluxo próprio. Senão, deixe em branco: vale o fluxo do tipo do documento.

5 Documentos: o ciclo completo

Este é o coração do sistema. Um documento nasce rascunho, passa por revisão e aprovação, e só então vale. Depois envelhece, é revisado, e a versão velha vira prova do que valia antes.

Os seis estados, em ordem

Criar um documento

1. Clique em Novo documento — o botão está no Painel e na lista de documentos.
2. Escolha o Tipo de documento. Ele decide três coisas de uma vez: o código, o fluxo por onde o documento vai passar e de quanto em quanto tempo ele volta para revisão. O código aparece na hora, ao lado.
3. Escreva o Título. É por ele que as pessoas vão procurar — prefira o nome que se usa na empresa.
4. Escolha a Pasta. Lembre: é ela que governa quem enxerga.
5. Indique a Área emissora, se fizer sentido.
6. Anexe o arquivo e salve.

Mandar para revisão e aprovação

Com o arquivo anexado, abra o documento e clique em Enviar para revisão. A partir daí ele sai das suas mãos e entra no fluxo:

1. O sistema avisa quem é responsável pela revisão daquele fluxo.
2. O revisor abre Minhas aprovações, lê e dá o parecer.
3. Aprovado, segue para a etapa de aprovação; rejeitado, volta para você com a justificativa.
4. Aprovado na última etapa, o documento é publicado — e passa a valer.

Revisar um documento que já vale

Documento publicado não se edita. Para mudar alguma coisa, abra-o e clique em Abrir nova revisão. O que acontece:

• nasce a revisão seguinte (a rev. 1 vira rev. 2), em elaboração;
• a revisão anterior continua publicada e valendo até a nova ser aprovada — o SGI nunca fica sem versão válida;
• quando a nova é publicada, a anterior vira obsoleta e fica guardada, acessível, marcada como tal.

6 Quadro do fluxo e Minhas aprovações

Duas telas para a mesma pergunta, feitas para pessoas diferentes: onde estão os documentos? e o que espera por mim?

O quadro do fluxo

É a visão de quem coordena. Uma coluna por estado, um cartão por documento. De relance você vê o que está parado, onde há acúmulo e o que está prestes a vencer. Clicar no cartão abre o documento.

Minhas aprovações

É a sua fila pessoal — só o que depende de você. Ao abrir um item você lê o documento, o histórico das etapas anteriores e decide:

• Aprovar — o documento segue para a etapa seguinte, ou é publicado se esta era a última;
• Rejeitar — volta para o autor. A justificativa é obrigatória: “rejeitado” sem motivo faz o autor devolver igual.

7 Lista Mestra

A Lista Mestra é o inventário oficial dos documentos válidos. É o primeiro documento que um auditor pede — e o sistema a monta sozinha, sempre atualizada.

O que ela mostra

Cada linha traz o código, o título, a revisão em vigor, quem aprovou, quando, e quando vence a próxima revisão. Nada disso é digitado: sai do que aconteceu no fluxo.

Levar para a auditoria

1. Filtre o que interessa — por pasta, por tipo, por situação.
2. Clique em PDF ou Excel.
3. O arquivo sai com a data e a hora da geração no rodapé.

8 Difusão e leitura

Publicar não é comunicar. Difundir é dizer quem precisa ler um documento — e guardar a confirmação de que leu.

Para que serve

A norma pede que a informação chegue a quem precisa dela. Na prática, a pergunta da auditoria é direta: “como você sabe que a equipe da obra conhece este procedimento?”. A difusão é a resposta com nome e data.

Comandar uma difusão

1. Vá em Difusão e leitura e clique em Nova difusão — ou abra o documento publicado e use a ação de difundir.
2. Escolha os destinatários. Dá para escolher por setor, por papel ou pessoa a pessoa.
3. Defina o prazo para a confirmação de leitura.
4. Confirme. Cada pessoa recebe a notificação e o item aparece em “Minhas leituras”.

Minhas leituras

Do outro lado, cada pessoa vê a sua lista. Abrir o documento e clicar em Confirmo que li registra a confirmação com data, hora e usuário. É essa marca que a auditoria procura.

9 Cópias controladas

Quando um documento é impresso e afixado — no canteiro, na sala de máquinas —, aquele papel passa a existir fora do sistema. A cópia controlada é como o sistema continua sabendo dele.

O problema que isso resolve

O documento é revisado; a versão nova é publicada. Mas a folha pregada no mural do canteiro continua sendo a antiga — e é ela que o encarregado vai ler. Sem controle de cópias, ninguém sabe quantas folhas velhas estão circulando, nem onde.

Emitir uma cópia

1. Abra o documento publicado.
2. Escolha Emitir cópia controlada.
3. Informe o destino (obra, setor, cliente) e o responsável por aquela via.
4. Imprima. A cópia sai numerada e identificada como controlada.

Recolher

Quando uma revisão nova é publicada, o sistema marca automaticamente todas as cópias da revisão anterior como a recolher. O Painel mostra o número em destaque — é uma das poucas coisas que ele mostra em vermelho.

1. Vá em Cópias controladas e filtre por a recolher.
2. Recolha fisicamente a via antiga e entregue a nova.
3. Marque a cópia como recolhida no sistema.

10 Registros do SGI

Registro é evidência: prova de que algo foi feito. Ele não passa por aprovação — nasce pronto. O que importa nele é por quanto tempo precisa ser guardado e o que fazer quando esse tempo acabar.

As duas fases da vida de um registro

1. Arquivo ativo — o registro está à mão, é consultado. Dura o tempo da retenção ativa.
2. Arquivo morto — sai de circulação, mas continua guardado. Dura o tempo da retenção inativa.
3. Vencidas as duas, o registro é descartado — do jeito que você definiu: eliminar, reciclar, devolver ao cliente.

Cadastrar um registro

1. Clique em Novo registro.
2. Identifique: nome, setor que gera, se é físico (papel) ou eletrônico (arquivo).
3. Armazenamento: onde fica guardado e em que ordem é arquivado — a ordem é o que permite achar depois.
4. Proteção: como está protegido de perda e de acesso indevido.
5. Retenção: por quanto tempo. Veja o quadro abaixo.
6. Descarte: o que acontece quando o prazo vence.

Prazos que não viram data

Alguns prazos dependem de um acontecimento fora do sistema. Nesses casos o sistema não inventa uma data — mostra que não há data e espera pelo evento.

Quando o cliente exige mais tempo

Um contrato pode exigir guarda maior que a sua política interna. Nesse caso vale o maior prazo — a exigência do cliente prevalece só para mais, nunca para menos. O sistema faz essa conta sozinho.

11 Codificação técnica de engenharia

Para obras que seguem o padrão Petrobras/Transpetro, o código do documento tem seis partes com significado. Este módulo monta o código certo e impede o errado.

Como o código é formado

Um código como DE-4250.12-6000-948-CBF-001 quer dizer:

Consultar o catálogo

Antes de gerar um código, é comum precisar descobrir qual é a classe certa. Use a busca: digite uma palavra do assunto e o sistema mostra as classes que batem.

Gerar um código

1. Escolha categoria, instalação, área e classe.
2. O código aparece montado, com o próximo sequencial livre.
3. Dê um título e confirme para emitir.

Manter as tabelas

Quando a contratante publica uma instalação ou classe nova, alguém precisa cadastrá-la — senão o gerador não a oferece. É em Cadastros → Tabelas da codificação, e exige permissão de administração da codificação.

12 Contratos e documentos por modelo

Contrato de empreiteiro, solicitação de prazo, de valor, de reajuste: documentos que mudam pouco de um para o outro. O sistema guarda o modelo em Word e preenche os dados sozinho.

O problema que isso resolve

Emitir um contrato copiando o último e trocando os nomes à mão é onde nascem os erros mais caros: o CNPJ do empreiteiro anterior, o valor errado, a cláusula que ficou do contrato passado. O modelo elimina a digitação repetida.

Emitir um documento

1. No menu Contratos e solicitações, escolha o tipo — por exemplo, Contrato de Empreiteiro.
2. Escolha o empreiteiro. Os dados dele — razão social, CNPJ, endereço, representante — entram sozinhos no documento.
3. Preencha o que é específico deste contrato: objeto, valor, prazo.
4. Gere. Sai um .docx pronto, já com os dados no lugar.

Cadastrar um modelo novo

1. Vá em Gerir modelos.
2. Envie o arquivo .docx com os marcadores no lugar dos dados.
3. Dê nome e ícone — é assim que ele aparecerá no menu.
4. Configure os campos que a pessoa preencherá na hora de emitir.

13 Cadastros

São as listas que alimentam o resto do sistema. Cadastro bem-feito uma vez poupa digitação e evita erro em toda emissão dali para a frente.

Tipos de documento

O tipo governa três coisas de todo documento que nascer dele:

• o código — o prefixo (IT) e o formato (IT-001);
• o fluxo por onde ele passa — quem revisa e quem aprova;
• a periodicidade de revisão — de quanto em quanto tempo ele volta para ser reavaliado.

Clientes e contratos

É a contraparte para quem a sua empresa presta serviço. Serve de destino para cópias controladas e pode exigir prazos de retenção próprios para os registros daquele contrato.

Empreiteiros

O oposto do anterior: quem executa serviço para você. O cadastro completo — CNPJ, endereço, representante e CPF — é o que faz o preenchimento automático dos contratos funcionar.

14 Estrutura e fluxos: quem revisa e quem aprova

É aqui que se responde a pergunta “quem é responsável pela revisão, pela aprovação e pela publicação?”. A resposta é configurada uma vez e vale para todos os documentos daquele tipo.

Setores e áreas

Setor é a unidade organizacional — Qualidade, Engenharia, Suprimentos. Ele aparece como área emissora do documento e como gerador do registro. Área agrupa pessoas para difusão e responsabilidade.

Fluxos de aprovação

Um fluxo é uma sequência de etapas. Cada etapa tem:

• um tipo — revisão ou aprovação;
• responsáveis — pessoas, papéis ou setores;
• um quórum — todos, qualquer um, ou um número mínimo;
• um prazo (SLA), opcional, para cobrar quem demora.

Montar um fluxo

1. Em Estrutura e fluxos, clique em Novo fluxo e dê um nome que diga para que ele serve.
2. Acrescente a primeira etapa: tipo revisão, e os responsáveis.
3. Acrescente a etapa de aprovação, com quem decide a publicação.
4. Ordene as etapas — elas correm na ordem em que aparecem.
5. Volte em Tipos de documento e ligue o fluxo aos tipos que devem usá-lo. Sem esse passo, o fluxo existe e nunca é usado.

15 Papéis, permissões e usuários

Cada pessoa recebe um papel, e o papel carrega as permissões. É assim que o sistema mostra a cada um só o que é dele.

Papéis e permissões

O sistema já vem com papéis prontos, que atendem a maioria das empresas:

Você pode criar papéis próprios e marcar exatamente as permissões que eles têm. As permissões vêm em pares por módulo: ver e administrar, criar e excluir, e assim por diante.

Controlar o que aparece em "Minha conta"

Os quatro itens do grupo Minha conta estão na matriz, cada um com a sua permissão:

Desmarcar tira o item do menu; marcar devolve. É assim que você decide, por exemplo, que só o financeiro enxerga a fatura.

Cadastrar uma pessoa

1. Vá em Usuários e clique em Novo usuário.
2. Informe nome, e-mail e o papel.
3. Escolha o setor, se houver.
4. Escolha como a pessoa recebe o acesso: convite por e-mail (ela mesma define a senha) ou senha definida por você.

16 Relatórios, BI e auditoria

Onze relatórios prontos, um painel de indicadores e a trilha completa de tudo o que aconteceu. Todos exportam em PDF e Excel.

O catálogo

Entre eles: Lista Mestra, documentos a vencer, situação da difusão, cópias em circulação, registros por fase, descartes previstos, e a trilha de auditoria.

A trilha de auditoria

Registra quem fez o quê e quando — criação, edição, parecer, publicação, exclusão, entrada no sistema. É o relatório que responde a pergunta mais incômoda de qualquer auditoria: “quem alterou isto?”.

Central de BI

Os mesmos dados, em gráfico: quanto tempo um documento leva para ser aprovado, quantos vencem no próximo trimestre, quem está segurando a fila. Serve para a reunião de análise crítica.

Calendário

Tudo o que tem data aparece aqui: revisão a vencer, prazo de confirmação de leitura, descarte previsto de registro. É a tela para começar a semana.

17 Configurações e avisos automáticos

O que vale para a empresa inteira: identidade, aparência e — o mais importante — quando o sistema deve avisar alguém.

Configurações da conta

Razão social, CNPJ, logotipo e cores. O logotipo e a razão social saem nos documentos e relatórios exportados — vale preencher antes da primeira auditoria.

Avisos automáticos

Aqui você decide o que o sistema avisa sozinho:

• documento com revisão a vencer — e com quantos dias de antecedência;
• leitura pendente perto do prazo;
• cópia controlada a recolher;
• registro chegando na data de descarte;
• aprovação parada há muito tempo.

Para cada um: se avisa, para quem, e de quanto em quanto tempo repete.

18 Minha conta

O que é seu, e não da administração do sistema: o plano contratado, os seus dados pessoais e o canal para falar com quem desenvolve.

Plano e assinatura

Mostra o plano em vigor, quanto de cada limite está em uso (usuários, documentos, armazenamento), as faturas e o histórico de pagamentos. É também onde se troca de plano.

Meus dados (LGPD)

A LGPD dá a você o direito de saber o que uma empresa guarda a seu respeito. Esta tela mostra exatamente isso, e permite:

• baixar uma cópia de todos os seus dados;
• pedir a exclusão da sua conta.

Fale com a gente

Dúvida, defeito ou sugestão. O que você escreve aqui chega a quem desenvolve o sistema, com a sua identificação e a tela em que você estava.

Baixar este manual

O item Manual do usuário, no mesmo grupo, abre esta página. O botão Baixar em PDF, no alto, entrega o manual completo em um arquivo — com os mesmos prints — para imprimir, guardar ou distribuir para a equipe. O link também está no rodapé de todas as telas.

Quem administra a conta pode tirar o manual do menu de um papel, como qualquer outro item de Minha conta. Isso esconde o atalho — o endereço continua aberto, inclusive para quem ainda não entrou no sistema, porque a página pública do produto também aponta para ele.

19 Quando alguma coisa não sai como esperado

As situações que mais geram chamado — e o que elas realmente significam. Quase nenhuma é defeito.

“Não consigo…”

“Ninguém está recebendo aviso”

Confira, nesta ordem:

1. o aviso está ligado em Configurações → Avisos automáticos?
2. há destinatário definido para ele?
3. a tarefa agendada do servidor está rodando? Sem ela, nenhum aviso sai — e não aparece erro em lugar nenhum. Esta é a causa mais comum.

“O número do documento pulou”

Não pulou. O número que aparece antes de você salvar é uma prévia — ele não fica reservado. Se você fechar o formulário sem salvar, aquele número continua livre e vai para o próximo documento.

20 Glossário

As palavras que aparecem nas telas, em ordem alfabética.